Fragen und Antworten

Auf dieser Seite werden häufig gestellte Fragen zum elektronischen Ausschreibungsverfahren für KWK-Anlagen und innovative KWK-Systeme beantwortet. Die Fragen sind entsprechend der Erstellung des Gebotes in die Bereiche Allgemeines, Authentifizierung, Registrierung und Einreichung der Gebotsunterlagen gruppiert.

Allgemeines

Wo finde ich Details zum Ablauf des elektronischen Verfahrens und zur Authentifizierung sowie Registrierung?

www.bundesnetzagentur.de/862650

Wo finde ich die Unterlagen zum Webinar?

Die Präsentation zum Webinar finden Sie hier: Präsentation Webinar (pdf / 1 MB)

Authentifizierung

Kann man auch ohne Authentifizierungsprozess am Ausschreibungsverfahren teilnehmen?

Nein, jeder Bieter muss zunächst einen Authentifizierungsprozess durchlaufen.

Ist der Authentifizierungsprozess gebührenpflichtig?

Nein, der Authentifizierungsprozess ist nicht gebührenpflichtig.

Wo finde ich das Formular „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren" ?

Die Dokumente finden Sie hier: Formular „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“

Wohin ist das Formular „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“ zu senden?

Das Formular „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“ ist unterschrieben per E-Mail mit dem Betreff „Authentifizierung KWK/iKWK Gebotstermin 1. Dezember 2025 – [Bietername]“ an die zentrale E-Mailadresse kwk-ausschreibungen@bnetza.de zu senden.

Bis wann muss das Authentifizierungs-Formular an die Bundesnetzagentur übermittelt werden?

Bis spätestens einschließlich zum 24. November 2025. Um die rechtzeitige Einrichtung der Geschlossene Benutzergruppe (GBG) sicherzustellen, wird ein möglichst frühzeitiges Zusenden des Formulars „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“ empfohlen. Es liegt in der Verantwortung des Bieters, die Authentifizierung rechtzeitig durchzuführen.

Wer ist eine im Handelsregister vertretungsberechtige Person?

Eine im Handelsregister vertretungsberechtigte Person ist eine Person, die rechtsverbindlich für ein Unternehmen handeln darf und deshalb im Handelsregister eingetragen wird. Typische vertretungsberechtige Personen im Handelsregister sind beispielsweise Geschäftsführer einer GmbH, Vorstände einer AG, Prokuristen etc.

Wie ist vorzugehen, wenn bspw. mehrere Geschäftsführer gemeinschaftlich vertretungsberechtigt im Handelsregister eingetragen wurden?

Grundsätzlich ist für eine GmbH die Gesamtvertretung vorgeschrieben, sodass gemeinschaftlich vertretungsberechtigte Geschäftsführer einzelne Geschäfte nicht eigenmächtig durchführen dürfen.
Eine Einzelvollmacht kann jedoch intern von den gemeinschaftlich vertretungsberechtigten Personen für bestimmte Geschäfte erteilt werden, wobei die Vertretungsmacht nach außen hin unbeschränkt ist.
Ein(e) Geschäftsführer(in) bzw. ein(e) Prokurist(in) kann mit Einzelvollmacht berechtigte Personen benennen. Wichtig ist, dass die handelnde Person im Handelsregister eingetragen ist.

Wer ist eine bevollmächtigte Person?

Eine bevollmächtige Person erhält von der vertretungsberechtigten Person die Befugnis, für den Bieter die zur Gebotsabgabe erforderlichen Dokumente in die GBG hochzuladen. Die bevollmächtigte Person muss nicht im Handelsregister eingetragen sein.

Wer kann eine bevollmächtige Person benennen?

Das kann nur eine im Handelsregister eingetragene vertretungsberechtige Person des Bieters.

Wie ist die bevollmächtigte Person mitzuteilen?

Die Benennung der bevollmächtigen Person muss mittels des von der Bundesnetzagentur zur Verfügung gestellten Formulars „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“ erfolgen. Nur die in diesem Formular genannte bevollmächtigte Person ist berechtigt Gebote über die GBG abzugeben.

Ist nur eine bevollmächtigte Person zu benennen oder können auch mehrere Personen benannt werden?

Es können bei Bedarf bis zu zwei bevollmächtigte Personen benannt werden. Die Bundesnetzagentur empfiehlt dies auch, um somit mögliche ungeplante Abwesenheiten (z. B. Krankheit) zu kompensieren. Es ist jedoch nicht verpflichtend.

Wie erfolgt die Anpassung einer bevollmächtigten Person?

Durch Übermittlung eines neuen Formulars "Authentifizierung Ausschreibungsverfahren" . Hierzu ist das Formular entsprechend neu auszufüllen und an die zentrale E-Mailadresse kwk-ausschreibungen@bnetza.de zu senden. Die neue bevollmächtige Person erhält dann die Registrierungsdaten und der vorherigen Person wird der Zugang entzogen.

Kann eine Änderung auch über die GBG erfolgen?

Eine eigenständige Anpassung der bevollmächtigten Person über die GBG ist nicht möglich.

Muss ein Auszug vom Handelsregister eingereicht werden?

Nein, es reicht die Angabe der HR-Nummer und das entsprechende Amtsgericht.

Wer muss das Formular „Authentifizierung Ausschreibungsverfahren“ unterschreiben?

Das Formular ist ausschließlich von der im Handelsregister eingetragenen vertretungsberechtigten Person eigenhändig zu unterschreiben.

Was passiert bei Unstimmigkeiten im Rahmen des Authentifizierungsverfahrens? Erfolgt ein Ausschluss vom Ausschreibungsverfahren?

Nein, sollte es beispielswiese beim Abgleich mit dem Handelsregister zu Unstimmigkeiten kommen, führt dies nicht automatisch zum Ausschluss am Ausschreibungsverfahren. Die Bundesnetzagentur wird sich in diesem Fall mit dem Antragsteller in Verbindung setzen.

Registrierung

Wer erhält die Registrierungsdaten?

Die Bundesnetzagentur übermittelt die Registrierungsdaten an die E-Mailadresse der im Formular angegebenen bevollmächtige(n) Person(en).

Welche E-Mailadresse ist im Formular anzugeben?

Es werden nur E-Mailadressen berücksichtigt, die persönlich zugeordnet werden können. Allgemeine E-Mailadressen werden nicht akzeptiert (z. B. info@unternehmen.de).

Was beinhalten die Registrierungsdaten?

Wird die E-Mailadresse erstmalig im Zusammenhang mit der Geschlossenen Benutzergruppe (GBG) genutzt, erfolgt die Zusendung eines Initialpasswortes an die E-Mailadresse. Sollte die angegebene E-Mailadresse bereits in der GBG registriert sein, erfolgt keine Zusendung eines Initialpasswortes. In diesem Fall ist der Account bereits eingerichtet.

Wie lange sind die Registrierungsdaten gültig?

Die Registrierungsdaten haben eine Gültigkeit von 14 Tagen nach Eingang der Registrierungsdaten. Es ist auf eine zeitnahe Registrierung zu achten.

Was passiert nach erfolgreicher Registrierung?

Sobald der individuelle Bieterbereich eingerichtet ist, wird eine E-Mail-Benachrichtigung über die Einrichtung des für die Gebotsabgabe vorgesehenen geschlossenen Bereichs versendet.

Einreichung der Gebotsunterlagen

Wie ist der Link zur digitalen Kommunikationsplattform Geschlossene Benutzergruppe (GBG)?

https://gbg3.bundesnetzagentur.de

Bis wann ist eine Gebotsabgabe möglich?

Eine Gebotsabgabe ist bis zum Ablauf des Gebotstermins, dem 01.Dezember.2025 möglich.

Wie sind die Gebotsunterlagen einzureichen?

Es wird ein elektronisches Gebotsformular im Excel-Format bereitgestellt. Alle Bieter sind verpflichtet zur Gebotsabgabe ausschließlich das elektronische Gebotsformular zu nutzen.

Können Gebote auch noch postalisch abgeben werden?

Nein. Gebote können ausschließlich elektronisch über die GBG abgegeben werden. Eine postalische Abgabe der Gebote ist ausgeschlossen.

Dürfen Anpassungen an den Gebotsformularen vorgenommen werden?

An dem elektronischen Gebotsformular dürfen vom Bieter keine strukturellen Veränderungen vorgenommen werden (Manipulationsverbot). Eintragungen sind nur in den dafür vorgesehenen Feldern, nach der vorgegebenen Syntax vorzunehmen. Manipulationen an dem vorgegebenen Gebotsformular führen zu einem Ausschluss des Gebotes.

Welche Daten werden mit dem elektronischen Gebotsformular abgefragt?

Die Bundesnetzagentur fragt mit dem elektronischen Gebotsformular ausschließlich Informationen ab, die zur Bewertung und Reihung der abgegebenen Gebote erforderlich sind.

Welche Folge hat ein unvollständig befülltes Gebotsformular bzw. fehlende Angaben?

Das Gebotsformular muss vom Bieter vollständig befüllt werden. Es wird empfohlen, das Gebotsformular im sog. „Vier-Augen-Prinzip“ zu befüllen!

Wann gilt das Gebot als zugegangen?

Durch das erfolgreiche Hochladen des elektronischen Gebotsformulars und ggf. ergänzender Unterlagen (z. B. Bürgschaftsformular) in der GBG gilt das Gebot als zugegangen.

Erhält man eine Bestätigungsemail nach dem Hochladen des Gebots?

Ja. Soweit keine Änderungen an den Benachrichtigungseinstellungen vorgenommen worden sind, wird zum Abschluss der Aktion eine vom System generierte Benachrichtigungsmail mit Datum/Zeitstempel übermittelt. Diese dient als Empfangsbestätigung.

Wird die vom System generierte E-Mail beim Upload von Dokumenten an alle bevollmächtigten Personen versendet?

Ja, jede bevollmächtigte Person erhält eine Nachricht über den erfolgreichen Upload.

Kann bzw. darf das Gebotsformular für interne Abstimmungsprozesse ausgedruckt werden?

Ein Ausdruck des Gebotsformulars für interne Prozesse ist möglich.

Kann das Gebot noch geändert werden, nachdem es hochgeladen worden ist?

Das erfolgreich hochgeladene elektronische Gebotsformular und ggf. ergänzende Unterlagen (z. B.: Bürgschaftsformular) können bis zum Gebotstermin verändert werden.

Wie kann ich das Gebot ändern?

Zum Ändern des Gebots ist das Hochladen einer neuen Version erforderlich und muss durch eine entsprechende Versionierung gekennzeichnet werden.

z. B. Gebot_MaxMGmbH_iKWK01V2

V2 steht dabei für Version 2

Wie sind die Unterlagen zu kennzeichnen, wenn mehrere Gebote abgegeben werden?

Zur eindeutigen Zuordnung bei mehreren Geboten in einem Segment muss die Datei entsprechend benannt werden.

Gebot_MaxMGmbH_iKWK01.xlsx
Gebot_MaxMGmbH_iKWK02.xlsx

Wie sind die Unterlagen zu kennzeichnen bei nur einem Gebot pro Segment?

Hier ist der Bietername in der Bezeichnung ausreichend.

Bürgschaft_MaxMGmbH.pdf

Wie sind die Formularunterlagen zu kennzeichnen?

Die Formularvorlagen der Bundesnetzagentur werden wie folgt benannt:

xx_Bietername_Gebotsnummer.xx

Sind Sonderzeichen erlaubt?

Nein, es sind im Dateinamen keine Sonderzeichen (§, $, %, &, ?, ß, #, ;, :, /, \,~;[,]) erlaubt. Ein Hochladen der Dateien funktioniert in diesem Fall nicht über die Geschlossene Benutzergruppe (GBG) oder die Bundesnetzagentur kann diese Dateien nicht öffnen.

Wie lange dürfen Dateinamen sein?

Der Dateiname darf eine Länge von 35 Zeichen nicht überschreiten.

Welche Version wird bei geänderten Gebotsunterlagen berücksichtigt?

Die Bundesnetzagentur stellt für den Gebotseingang auf die letzte vor Ablauf des Gebotstermins hochgeladene Version ab.

Kann ich einzelne Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt in die GBG hochladen?

Dokumente können bis zum Gebotstermin hochgeladen werden. Sollten nach dem Gebotstermin Dokumente hochgeladen werden, können diese nicht mehr berücksichtigt werden.

Werden die zeitlichen Transaktionen überwacht?

Alle Aktivitäten in der GBG werden protokolliert.

Wie kann das Gebot zurückgenommen werden?

Die Rücknahme des Gebots kann ausschließlich durch die Einreichung des "Gebotsrücknahme"-Formulars erfolgen.

Wo finde ich das Formular für die Gebotsrücknahme?

"Gebotsrücknahme"-Formular

Das Formular ist am Computer auszufüllen und im relevanten Ausschreibungsordner der GBG hochzuladen.

Ist die Gebotsrücknahme gebührenpflichtig?

Die Gebotsrücknahme ist auch im elektronischen Verfahren gebührenpflichtig.

Kontakt

Referat 628 - KWK-Ausschreibungen
Bundesnetzagentur, Tulpenfeld 4, 53113 Bonn

E-Mail: kwk-ausschreibungen@bnetza.de

Dokumente / Formulare

Link zur GBG https://gbg3.bundesnetzagentur.de

Authentifizierung Ausschreibungsverfahren (pdf / 166 KB)

Hinweise zur elektronischen Gebotsabgabe (pdf / 1 MB)

Fra­gen und Ant­wor­ten